ACTU RGPD – Comment gérer sa relation avec les sous-traitants ?

La mise en conformité de votre structure au RGPD passe aussi par la gestion de la relation contractuelle avec vos sous-traitants.

En effet, lorsque vous externalisez une prestation de service ou encore souscrivez une licence d’utilisation, le tiers est appelé à manipuler, exploiter des données personnelles pour le compte de votre entreprise.

Or en tant que client, vous êtes le responsable de traitement, ce qui implique de vous assurer que vos sous-traitants respectent bien la réglementation RGPD.

Il est indispensable de signer avec vos sous-traitants un document qui encadrera la prestation délivrée et l’utilisation des données. Ce document peut prendre diverses formes : clause de protection des données dans des conditions générales ou un contrat, annexe relative à la protection des données personnelles, etc.

Il décrit les caractéristiques du traitement. Et également, son objet, qui correspond aux prestations réalisées ; la durée de conservation des données collectées ; les types de données traitées et les catégories de personnes concernées (clients, prospects, collaborateurs, etc.) ; les droits et obligations du responsable du traitement.

Quelles sont les obligations RGPD de vos sous-traitants ?

• N’agir que sur la base d’instructions fournies par son client,
• Alerter le client en cas d’instructions non conformes à la réglementation,
• N’autoriser l’accès aux données qu’aux membres du personnel ou à des prestataires en ayant besoin pour l’exécution du contrat,
• Mettre en place les mesures appropriées relatives à l’obligation de sécurité,
• Obtenir l’accord du client pour tout changement, ajout ou suppression de sous-traitant,
• Soumettre ces sous-traitants aux mêmes obligations de protection des données et de sécurité que celles lui incombant vis-à-vis du responsable de traitement,
• Assister le responsable de traitement dans la prise en charge des demandes d’exercice de droit (accès, rectification, effacement…),
• Assister le responsable de traitement dans l’accomplissement de ses propres obligations en matière de sécurité des données (violation de données, étude d’impact, etc.),
• Mettre à la disposition de son client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations légales.

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