AI-JE LE DROIT ?
Un employeur peut-il imposer aux salariés un délai pour la remise des notes de frais professionnels ?
Oui, vous avez le droit d’imposer un délai pour la remise des notes de frais professionnelles, mais cette faculté est encadrée et doit être appliquée correctement.
1. Cadre légal
Les frais professionnels sont des dépenses effectuées par le salarié pour le compte de l’employeur et justifiées par son activité professionnelle.
Ils ne sont pas considérés comme du salaire, mais comme des dépenses remboursables.
- Modalités de remboursement :
- Forfaitaire: lorsqu’une indemnité forfaitaire est autorisée (repas, grands déplacements, mobilité professionnelle…).
- Au réel: remboursement des dépenses effectivement engagées, sur présentation de justificatifs précis, avec les circonstances professionnelles.
- Délai de remise :
- L’employeur peut fixer un délai précis pour que les notes de frais soient transmises (ex. : 1 mois après la dépense ou la fin du mois).
- Cette règle peut être communiquée par note de service, règlement intérieur ou tout autre support officiel interne.
2. Conséquences du non-respect
Selon la jurisprudence, si le salarié ne respecte pas le délai fixé, l’employeur peut refuser le remboursement.
Exemple : si le délai est de 30 jours et qu’un salarié remet sa note de frais après 45 jours, l’employeur n’est pas tenu de rembourser.
3. Bonnes pratiques pour éviter les litiges
- Communiquer clairement le délai: note de service, email officiel ou règlement intérieur.
- Préciser les justificatifs attendus: factures, tickets, reçus, etc.
- Informer des conséquences: rappeler que le non-respect du délai peut entraîner le non-remboursement.
- Faire preuve de cohérence: appliquer la règle à tous les salariés pour éviter toute discrimination ou inégalité de traitement.
En l’absence de justificatifs des frais professionnels quant aux frais remboursés, l’URSSAF peut requalifier les frais professionnels en avantage en nature, avec pour conséquences.
- la réintégration des montants dans l’assiette des cotisations sociales
- un redressement fiscal éventuel.
